PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS

Nama   : Siti Maesaroh
Npm    : 1A214363
Kelas   : 4EA34


Perencanaan pesan, merupakan suatu langkah strategis bagi pencapaian tujuan organisasi secara menyeluruh dan merupakan salah satu factor penentu keberhasilan komunikasi. Pesan–pesan bisnis yang terencana dengan baik akan mempermudah pencapaian tujuan komunikasi.

Dalam ringkasan materi ini, akan dibahas proses komposisi, penentuan tujuan, analisis audience, penentuan ide pokok dan seleksi saluran dan media komunikasi.

A. PENENTUAN PROSES KOMPOSISI

Proses komposisi (composition process) penyusunan pesan-pesan bisnis dapat di analogikan dengan proses penciptaan lagu seperti yang dilakukan oleh seorang composer. Dia harus merencanakan lagu apa yang aka bibuat untuk mengiringi lagu tersebut. Kemudian mereka harus melakukan latihan dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan, sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar dan mudah dicerna oleh para pengemarnya.

Penyusunan pesan-pesan bisnis meliputi tiga tahap, yaitu :

a) Pencanaan 

Dalam fase perencanaan (planning phase), dipikirkan hal-hal cukup mendasar, seperti yang akan menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan saluran atau media yang digunakan untuk menyampaikan pesan.

b) Komposisi

Komposisi erat kaitannya dengan penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat dan paragraph. Hal ini mengunakan kata-kata yang sederhana, mudah dipahami, dimengerti dan dilaksanakan oleh si penerima.

c) Revisi

Setelah ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan paragraph, perhatikan apakah kata-kata tersebut telah diekspresikan dengan benar. Seluruh maksud dan isi pesan harus ditelah kembali, apakah sesuai dengan apa yang direncanakan sebelumnya atau tidak.

B. PENENTUAN TUJUAN DAN ANALISIS AUDIENCE

A. Penentuan Tujuan

Dalam merencanakan suatu pesan bisnis hal yang pertama dilakukan adalah memikirkan maksuda atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan dan menjaga goodwill di hadapan audience, maka hal pertama-tama ia harus menentukan tujuan yang jelas dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.

1. Mengapa tujuan itu harus jelas.

Dengan tujuan yang jelas maka akan membantu pengambilan beberapa keputusan diantaranya sebagai berikut :

a) Keputusan untuk meneruskan pesan .

Sebelum menyampaikan suatu pesan, tanyakan pada diri sendiri sendiri, apakah pesan yang akan disampaikan benar-benar diperlukan atau tidak? 

b) Keputusan untuk menenggapi audience

Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audience, komunikator perlu mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan? Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa mengetahui tanpa mengetahui motif audiencenya, komunikator tidak dapat menanggapi mereka dengan baik.

c) Keputusan untuk memutuskan isi

Menetapkan tujuan yang jelas akan membantu memusatkan isi pesan. Komunikator seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak relevan harus di singkirkan jauh-jauh.

d) Keputusan untuk menetapkan saluran atau media

Penentuan saluran atau media yang akan digunakan untuk menyampaikan suatu pesan, sangat tergantung pada tujuan yang dikehendaki. Saluran komunikasi yang akan digunakan dapat berupa lisan atau tulisan.

2. Tujuan komunikasi bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : 

a. Memberi informasi (informing)

Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

b. Persuasi (persuading)

Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

c. Kolaborasi (collaborating) dengan audience.

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

3. Cara Menguji Tujuan

Ada empat pertanyaan dalam menguji tujuan yang tela ditentukan yaitu :

a) Apakah tujuan tersebut realistis?

b) Apakah waktunya tepat?

c) Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat?

d) Apakah tujuannya dapat diterima oleh perusahaan 

B. Analisis Audiens

Setelah komunikasi tersebut telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah selanjutnya adalah memperhatikan audience yang akan dihadapi. Siapa mereka, bagaimana sikap mereka dan apa yang mereka ketahui? 

1) Cara mengembangkan profil audience

a. Berapa jumlah dan bagaimana komposisi audience?

Audience dalam jumlah besar tentu saja akan menunjukan prilaku yang berbeda dengan audience yang berjumlah sedikit sehingga untuk mengadapi diperlukan teknik komunikasi yang berbeda pula. Bentuk dan format penulisan materi yang akan disampaikan juga ditentukan oleh jumlah audience.

b. Siapa audience

Bila audience yang dituju lebih dari satu orang komunikator perlu mengidentifikasi siapa diantara mereka yang memegang posisi kunci/posisi yang penting, seperti mereka yang memiliki status organisasional tinggi.

c. Reaksi audience

Setelah mengetahui siapa yang menjadi audience, perlu diketahui komposisi audience adalah orang-orang yang tidak suka berdebat atau kurang kritis, 

d. Bagaimana tingkat pemahaman audience?

Ketika menyampaikan pesan-pesan, latar belakang audience seperti tingkat pendidikan, usia, dan pengalaman juga perlu diperhatikan. Jika komunikator dan audience memiliki latar belakang yang jauh berbeda, perlu diputuskan terlebih dahulu seberapa jauh audience tersebut dididik.

  

e. Bagaimana hubungan komunikator dengan audience? 

Jika komunikator adalah orang yang belum dikenal oleh audience, audience harus dapat diyakinkan sebelum presentasi disampaikan. Komunikator dengan penampilan yang meyakinkan akan membuat audience termotivasi untuk mendengarkan dan menyimak pembicaraannya, sehingga pesan dapat tersampaikan dengan baik.

2) Cara memuaskan kebutuhan informasi audience. 

Salah satu kunci dari komunikasi yang efektif adalah mengetahui kebutuhan informasi audience dan selajuntnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut. 

Ada lima tahap yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan audience yaitu :

a. Temukan/cari yang diinginkan oleh audience

b. Antisipasi terhadap pertanyaan yang tak diungkapkan

c. Berikan semua informasi yang diperlukan

d. Yakinkan bahwa informasinya akurat

e. Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience.

  

3) Cara memuaskan kebutuhan motivasional audience 

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah prilaku mereka. Tetapi, pemberian motivasi ini seringkali mengalami hambatan/ kendala. Hal ini disebabkan oleh adanya kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Untuk mengatasi kendala-kendala tersebut perlu melakukan pendekatan dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional dan pendekatan emosi audience.

C. Penentuan Ide Pokok, Seleksi dan Media 

A. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audience, langkah selanjutnya adalah menentukan cara untuk mencapai tujuan tersebut. Topik dan ide pokok merupakan dua htal yang berbeda. Topik adalah subjek pesan yang luas. Sedangkan ide adalah pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isidan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audience. 

Sebelum menentukan ide pokok terlebih dahulu yang harus diidentisikasi adalah :

1. Teknik Brainstorming.

a) Storyteller’s tour

Hidupkan tape recorder dan telaah pesan-pesan yang disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama, rasionalitas dan implikasi bagi sipenerima.

b) Random list

Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran diatas kertas kosong. Selanjutnya pelajari hubungan antara ide-ide tersebut.

c) CFR (Conclusions, findings, recommendations) Worksheet.

Jika subjek yang dibahas mencekup pemecahan masalah, gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation) yang akan di berikan.

d) Journalistic Approach

Pendekatan jurnalistik memberika poin yang baik sebagai langkah awal menentukan ide pokok.

e) Question And Answer Chain

Barangkali pendekatan yang terbaik adalah melihat dari sisi perspektif audience.

f) Pembatasan cakupan 

penyajian rutin kepada audience yang telah Anda kenal hendaknya menggunakan kata-kata yang singkat. Cara ini dapat membangkitkan rasa hormat audience kepada komunikator, sedangkan penyampaian pesan yang kompleks dan controversial akan memakan waktu yang lebih lam, terutama jika audience yang hadir terdiri atas orang-orang yang spektial, atau orang-orang yang tidak dikenal sebulumnya.

2. Petunjuk atasan

Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.

3. Kebiasaan

Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.

B. Seleksi dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

a) Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

b) Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

Komunikasi Lisan :

Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..

Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .

Anda tidak memerlukan catatan permanan

Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.

Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.

Komunikasi Tertulis :

Anda tidak memerlukan unpan balik segera.

Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.

Anda memerlukan catatan permanen.

Anda ingin mencapai audiens yang luas.

Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.

Media pada saluran lisan :

1. Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)

2. Telepon, voice mail

3. Radio, televisi, Computer

4. Pita audio dan video

5. Teleconference

6. Video conference

Media pada saluran tertulis :

1. Surat, memo, laporan, proposal

2. Elektronik mail / email

3. Telepon (sms)

4. Computer

5. Faks

6. Telegram

7. Pos biasa dan khusus

SUMBER

https://reviindah.wordpress.com/2015/05/16/perencanaan-pesan-pesan-bisnis/

http://zayardinadin.blogspot.co.id/2011/02/perencanaan-pesan-pesan-bisnis.html

http://ekonomikomiko.blogspot.com/2014/05/proses-menulis-perencanaan-pesan-bisnis.html

Mama, Malaikat tak BersayapKu

Dear Allah..

Terimakasih telah mengirimkan malaikat tak bersayap untukku

Terimakasih karenanya hidupku tak pernah kekurangan perhatian dan kasih sayang

Malaikat tak bersayap yang sering dipanggil Mama

Mama, bagiku ia adalah wanita terkuat dan tebaik yang pernah aku temui

Ia adalah sosok wanita tangguh yang rela mengorbankan apapun demi untuk putra putrinya..

Sembilan bulan aku berada dalam kandungannya..

Gelap..

Sepi..

Dan sunyi.. Yang aku rasakan ketika berada didalam kandungan

Tapi sesekali aku mendengar suara indah, lantunan-lantunan ayat suci Al quran yang keluar dari mulutnya sembari mengelus perutnya, seakan terasa indah, sejuk, dan menenangkan..

Ya Tuhan, aku ingin bertemu dengannya, dengan orang yang telah merawatku didalam kandungan dengan menjaga nutrisi dan pola makannya agar aku berkembang dengan baik disana..

Yang aku tahu dunia yang aku tempati dulu itu gelap dan sunyi..

Ketika aku lahir kedunia ini, aku menangis sekencang-kencangnya. Aku takut seketika dunia berubah menjadi terang, dan pandanganku pun belum terlihat jelas..

Tapi aku mendengar suara yang biasa aku dengarkan ketika aku berada dalam kandungan.

Yaa.. Aku tahu suara itu, itu adalah suara wanita yang selama ini menjagaku dan mencintaiku

Wanita yang aku tidak tahu siapa namanya, wanita yang telah menantikan aku lahir selama sembilan bulan. Wanita yang rela kehilangan berat tubuh idealnya hanya karena mengandungku dan bertambah berat badannya.

Wanita yang tak menghiraukan rasa nyeri yang selalu ia rasakan disetiap malamnya, karena aku sering kali tak bisa diam..

Ya tuhan, aku harus menanggilnya apa? Bagiku ia adalah malaikat tak bersayap yang aku temui didunia baru ini

Karena yang ku tahu di dunia mu, malaikat yang menjagaku sebelum kau meniupkan rohku kedalam kandungannya itu adalah malaikat yang bersayap yang selama ini menemaniku..

Dulu Kau pernah bilang Tuhan, akan ada yang menjaga dan merawatku dengan penuh kasih sayang. Dia adalah seorang wanita yang akan aku panggil dengan sebutan “Mama”, dan akan ada yang membimbingmu dan menasihatimu ketika kamu memilih jalan yang salah, seseorang itu akan kamu panggil dengan sebutan “Bapak”. Mereka berdua kelak akan menjadi orangtua mu dunia.

Ternyata Kau benar Tuhan, Kau menepati janjimu. Aku kini dirawat dengan penuh kasih dan sayang oleh kedua orangtuaku Papa dan Mamaku..

Terimakasih Tuhan, telah mengirimkan aku kedalam kehidupan mereka. Dan merasakan kasih sayang mereka yang tiada hentinya untukku..

Aku mencintai dan menyayangi mereka, aku akan menjadi anak yang baik dan berbakti kepada mereka. Kelak jika sudah waktunya, aku akan bertemu disurgaMu bersama dengan mereka Orangtuaku..

RINDU

Nama : Siti Maesaroh

Npm  :  1A214363

Kelas :  4EA34

Rindu..

Dua tahun berlalu, kini engkau sudah tinggal di tempat yang indah dalam surgaNya..

Bapak, dua tahun berlalu tapi aku tetap saja rindu. Aku tak bisa melupakan semua kenangan yang telah kita lewati bersama. Bersamamu aku tahu apa artinya kasih sayang, cinta, dan pengorbanan.

Pak, aku selalu melihatmu dalam mimpiku setiap aku tertidur. Aku rindu, teramat sangat rindu padamu.. apakah disana kau juga merindukanku?

Aku selalu bertanya, mengapa Tuhan begitu cepat memanggil orang yang aku sayang. Apakah Tuhan tak lagi sayang padaku? Apakah Tuhan marah padaku?

Ternyata aku dapat jawaban dari mama, mama bilang Tuhan panggil bapak karena bapak orang baik jadi bapak cepat bertemu denganNya. Pak, apakah aku harus jadi orang yang baik supaya aku bisa bertemu denganmu?

Pak, aku rindu. Rindu ini setiap hari semakin tumbuh menjadi besar, hingga rasanya hanya air mata yang bisa melegakannya. Rasa kehilanganku akan dirimu masih teramat terasa, aku kehilangan sosok yang selama ini menjadi panutan ku, aku kehilangan sosok yang selama ini selalu bilang “kamu akan selalu jadi putri kecil bapak, yang selalu bapak lindungi. Walaupun kini kamu sudah tumbuh beranjak dewasa”.

Rasanya aku tak ingin cepat tumbuh dewasa, rasanya aku ingin kembali menjadi anak kecil menjadi putri kesayanganmu, bermain bersamamu dan selalu ada di dekatmu.

Pak, setelah kepergianmu.. Banyak hal yang sudah berubah. Inginku ceritakan semua kejadian yang aku alami setiap hari kepadamu sembari mendengarkan nasihatmu, tapi sulit. Sekarang aku hanya bisa menceritakan itu semua kepadamu lewat Tuhan dalam sujudku..

Terimakasih telah mengirimkan malaikat untuk menjagaku, menyayangiku, dan berusaha memenuhi kebutuhanku untuk menggantikan dirimu, terimakasih pak. Karena ada mama disampingku aku tak lagi sedih dan hancur saat kau tak ada disisiku..

Terimakasih mah, karena selalu menjagaku dan memenuhi semua kebutuhanku. Aku sayang bapak dan mama, melebihi diriku sendiri.. I love you.

I miss you Bapak, aku akan selalu jadi putri kecilmu. Semoga kelak kita semua dipersatukan dalam surgaNya. Amin..

Peranan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

(SOFTSKILL)

(Peranan Komunikasi Dalam Dunia Bisnis)

Kelompok 1

Anggota kelompok:

1.      Ani Heryani Agustin                         (11214270)

2.      Annisa Pratiwi                                   (11214390)

            3.      Dicha Diahyu Moestin                      (13214032)

4.      Dini Amalya                                       (13214175)

5.      Fidhia Fauziah                                  (14214409)

6.      Getsemani Agnes RM                       (14214500)

7.      Inge Winda Rinumpika                    (15214586)

8.      Kurniasih                                           (15214941)

9.      Melya Angelia Putri                          (16214586)

10.  Siti Fatimah                                       (1A214344)

11.  Siti Maesaroh                                     (1A214363)

12.  Veronika Wulan Tambani                (1C214006)

Kelas   : 4EA34

Dosen  : Ibu Ika Puji Saputri

UNIVERSITAS GUNADARMA

2017

PEMBAHASAN

A.    Peranan Komunikasi dalam bisnis

1.      Pengertian Komunikasi dan Bisnis

a.     Komunikasi

Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan atau informasi serta gagasan ide yang dikemukakan oleh seseorang.

b.     Bisnis

Bisnis adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan cara bertransaksi. Biasanya bisnis terjadi apabila seseorang melakukan jual atau beli suatu barang maupun jasa kepada konsumennya. Adapun tujuan lain dari bisnis yaitu mendapatkan keuntungan atau biasa disebut dengan laba. Dalam artian lain, bisnis adalah melakukan suatu aktivitas dan pekerjaan yang menghasilkan keuntungan.

2.      Pengertian Komunikasi Bisnis

Komunikasi bisnis adalah pertukaran gagasan dan informasi yang memiliki tujuan tertentu yang disajikan secara personal atau impersonal melalui simbol-simbol atau sinyal. Bisnis melibatkan pertukaran informasi secara terus – menerus. Lebih banyak bisnis yang dijalankan makan semakin luas juga komunikasi yang akan tercipta. Peran komunikasi dalam berbisnis sangatlah penting karena komunikasi yang baik dapat menguntungkan sebuah bisnis yang sedang dilakukan. Terciptanya komunikasi yang baik serta komunikasi yang efektif akan mendatangkan sebuah keuntungan dalam berbisnis. Maka seseorang yang dapat berkomunikasi dengan baik dengan orang lain biasanya dengan mudah menjalankan bisnis yang dikelolanya. Dengan demikian, bisnis dan komunikasi berjalan bergandengan tangan.

3.      Komunikasi Bisnis menurut Para Ahli

Menurut Purwanto (2006:4), Komunikasi bisnis yaitu komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis, mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal ataupun komunikasi non verbal untuk mencapai tujuan tertentu. Pada dasarnya komunikasi bisnis ini dibagi dalam dua hal yaitu komunikasi verbal dan komunikasi non verbal.

B.     Tujuan dari Komunikasi dalam Bisnis

Komunikasi bisnis merupakan setiap komunikasi yang dipergunakan untuk berbagai kepentingan bisnis, seperti untuk membangun partnership, sumber daya intelektual, atau untuk mempromosikan satu gagasan, produk, servis, atau pun suatu organisasi.

Fungsi komunikasi bisnis terdiri dari fungsi informative, regulatory, persuasive, integrative. Dalam komunikasi bisnis, terdapat beberapa tujuan tertentu. Berikut ini adalah beberapa tujuan komunikasi bisnis yaitu:

1.      Meningkatkan goodwill (nama baik) perusahaan.

2.      Meningkatkan hubungan baik perusahaan dengan masyarakat.

3.      Meningkatkan fungsi kepemimpinan dalam perusahaan.

4.    Mendapatkan pemahaman penuh tentang makna pesan yang diberikan kepada pihak lain, baik didalam maupun diluar organisasi perusahaan.

C.    Umpan Balik dan Bentuk-Bentuknya

1.      Umpan Balik

Dalam setiap kegiatan komunikasi merupakan kegiatan pengiriman dan penerimaan lambang ataupun keinginan untuk mengubah pendapat orang lain yang merupakan juga suatu usaha untuk mengadakan hubungan sosial. Pada peristiwa lain, seorang pimpinan menegur anak buahnya karena berbuat kesalahan sehingga anak buah tersebut menyesali perbuatannya. Pengarahan dan teguran tersebut disamakan dengan pesan (message), sedangkan tepukan tangan dinamakan umpan balik. Antara umpan balik dan pesan terdapat hubungan sebab akibat (causalitas). Pesan (message) itu dapat berbentuk bermacam-macam seperti pidato, pengarahan, intruksi, tugas, perintah, analisis, dll. Pesan dapat juga berbentuk tulisan, lisan, gambar-gambar dan bahkan demonstrasi atau penghargaan. Umpan balik (feed back) pun dapat berbentuk bermacam-macam seperti hasil (pelaksanaan suatu tugas), laporan, sikap yang timbul, pertanyaan, reaksi, dsb. Sebagaimana pesan maka umpan balikpun dapat berupa tulisan, lisan, peragaan, dsb. Umpan balik yang baik diperlukan syarat-syarat tertentu antara lain:

      1.      Umpan balik hendaknya jujur

Umpan balik yang tidak jujur bersumber pada kebiasaan untuk menyenangkan orang lain, keinginan memberi nasihat, keinginan untuk menang dalam argumentasi, malah lebih buruk lagi apabia ada keinginan untuk mengambil muka, menjilat, dan menyakiti orang. Umpan balik seperti ini bukan saja berguna tapi merusak.

     2.   Umpan balik hendaklah tentang sesuatu yang khusus dan jelas bukan sesuatu secara umum dan kabur.

     3.   Umpan balik hendaklah mengenai sesuatu dimana orang yang bersangkutan dapat berbuat apa-apa. Umpan balik tentang sesuatu di mana orang yang bersangkutan tidak dapat berbuat apa-apa adalah umpan balik yang tidak berguna dan malah bisa menimbulkan perasaan mendongkol.

    4.   Umpan balik hendaklah jangan bersifat penilaian. Penilaian yang dimaksud adalah judgement bukan evaluasi. Umpan balik yang bersifat penilaian yang jujur sekalipun masih dapat menimbulkan akibat yang buruk, maka sebaiknya umpan balik seperti itu dihindarkan.

     5.   Umpan balik hendaklah deskriptif, sehingga betul-betul jelas. Dalam hal ini memerlukan gambaran apa yang dikehendaki jelas dan terang. Prinsip deskriptif itu mengajarkan pula bahwa umpan balik hendaknya mengungkapkan juga yang baik disamping sesuatu yang perlu diperbaiki lagi. Dalam hal ini kita sering lupa selalu mengungkapkan yang buruk tanpa menyatakan yang baiknya sehingga jarang sekali melihat titik-titik terang dalam pengembangan seseorang.

    6.      Umpan balik hendaklah bersifat hasil oriented dan bukan person oriented. Dalam hal ini maka yang diutamakan bukan orangnya tetapi kerjanya.

     7.      Umpan balik hendaklah memperhatikan timing , tidak ada patokan tentang waktu.

2.      Bentuk-bentuk Umpan Balik

Bentuk-bentuk umpan balik antara lain:

    1.      External Feedback

Umpan balik yang baik diterima langsung oleh komunikator dari komunikan.

   2.      Internal Feedback

Umpan balik yang diterima komunikator bukan dari komunikan akan tetapi datang dari pesan itu sendiri atau dari komunikator itu sendri.

   3.      Direct Feedback atau Immediate Feedback

Umpan balik langsung dalam suatu komunikasi, komunikan menggerakkan salah satu anggota badannya.

   4.      Indirect Feedback atau Delaiged Feedback

Dalam bentuk surat kepada redaksi surat kabar, penyiar radio, dll. Hal ini umpan balik membutuhkan waktu.

   5.      Inferential Feedback

Umpan balik yang diterima dalam komunikasi massa yang disimpulkan sendiri ioleh komunikator meskipun secara tidak langsung akan tetapi cukup relevan dengan pesan yang disampaikan.

   6.      Zero Feedback

Artinya bahwa komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator kepada komunikan meskipun komunikan menyampaikan umpan balik tersebut tidak dipahami oleh komunikator.

   7.      Neutral Feedback

Umpan balik yang netral berarti bahwa informasi yang diterima kembali oleh komunikator tidak relevan dengan pesan yang disampaikan semula.

   8.      Positive Feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh komunikator kepada kemunikan mendapat tanggapan positif, misalnya dengan adanya penerimaan pada pesan yang disampaikan.

   9.      Negative Feedback

Komunikasi yang disampaikan oleh kemunikator mendapat tantangan dari komunikan.

D.    Kesalahpahaman dalam Berkomunikasi

Di dalam komunikasi pasti pernah ada kesalahpahaman yang terjadi. Kesalahpahaman
komunikasi adalah salah satu kendala komunikasi yang dapat menciptakan sebuah konflik.
Suatu kondisi salah paham biasa dimunculkan ketika suatu informsi yang diterima oleh
seseorang memiliki makna yang berbeda dari yang dimaksudkan oleh si pemberi informasi.

Kesalahpahaman ini banyak sekali bentuknya, mulai dari hal-hal sepele dalam kehidupan
sehari-hari, sampai kesalahpahaman oleh kalangan elit politik yang menentukan kehidupan
orang banyak.

Rata-rata kesalahpahaman memang terjadi pada komunikasi yang masih dasar, yakni tahapan komunikasi yang menyenangkan. Dalam tahapan ini, komunikator dan komunikan merasa masih belum perlu membahas masalah secara detail, sehingga kadang terselip beberapa poin yang menjadi sumber kesalahpahaman.

Kondisi kesalah pahaman semacam ini umumnya disebabkan karena tingkat kemampuan
berkomunikasi yang kurang baik, entah itu dalam hal menyampaikan informasi maupun
dalam hal menerima informasi. Disini kemampuan berkomunikasi memegang peranan
yang sangat penting. Bagaimanapun juga, kemampuan berkomunikasi seseorang turut
menentukan efektif tidaknya hubungan yang dibangun dengan orang lain.
Ada beberapa cara untuk menghindari kesalahpahaman. Yang paling penting adalah
meningkatkan kemampuan berkomunikasi. Kemampuan ini bisa kita tingkatkan dengan,
misalnya, banyak membaca koran atau tulisan lain yang memakai tata bahasa efektif dan
sistematis. Selain itu, jangan lupa tanyakan kepada lawan bicara hal-hal yang kita belum
jelas maksudnya.

E.     Memperbaiki Komunikasi dalam Organisasi

Cara mengatasi hambatan dan memperbaiki komunikasi agar menjadi lebih efektif (Beeve dan Thill, 2003:22) adalah:

1.      Memelihara iklim komunikasi terbuka

Iklim komunikasi merupakan campuran dari nilai, tradisi dan kebiasaan. Komunikasi terbuka akan mendorong keterusterangan dan kejujuran serta mempermudah umpan balik.

2.      Bertekad memegang teguh etika berkomunikasi

3.      Memahami kesulitan komunikasi antar budaya

Majunya perkembangan teknologi dan informasi telah menyebabkan terjadinya interaksi antarbudaya baik dalam lingkup regional, nasional, maupun internasional.

4.      Menggunakan pendekatan berkomunikasi yang berpusat pada penerima

       Menggunakan pendekatan yang berpusat pada penerima berarti tetap mengingat penerima ketika sedang berkomunikasi.

5.   Menggunakan teknologi secara bijaksana dan bertanggungjawab untuk memperoleh dan membagi informasi

Teknologi dapat dipergunakan untuk menyusun , merevisi dan mendistribusikan pesan. Penggunaan teknologi yang bertanggung jawab dan bijaksana akan mendorong terciptanya komunikasi yang efektif.

6.      Menciptakan dan memproses pesan secara efektif dan efisien. Hal itu dapat dilakukan dengan cara:

a.       Memahami penerima pesan

b.      Menyesuaikan pesan dengan penerima

c.       Mengurangi jumlah pesan

d.      Memilih saluran atau media yang tepat

e.       Meningkatkan keterampilan berkomunikasi

Source:

http://tikadwityastuti.blogspot.co.id/2015/04/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis.html

https://dianmaharanii.wordpress.com/2016/06/06/peranan-komunikasi-dalam-dunia-bisnis/

https://bellarosana.wordpress.com/2016/03/21/peranan-komunikasi-dalam-bisnis/